Totaalautomatisering met AFAS Profit

Bart Goossens
Bart Goossens

Warmtebouw

Warmtebouw is een installatiebedrijf voor klimaatbeheersing en bestaat al sinds 1970. De focus ligt op de business to business markt. Naast ontwerp, doet Warmtebouw ook de installatie en het technisch beheer van diverse apparatuur, zoals systemen voor klimaatbeheersing, CV en airco. Op dit moment heeft Warmtebouw 120 medewerkers, waarvan er ongeveer 70 in de buitendienst zitten. De buitendienst bestaat uit een afdeling montage en een afdeling service.
Al vanaf 1995 is Warmtebouw Utrecht klant van AFAS. Ze is gestart onder de Dos-applicatie MultiRecords, waarna ze in 2003 overgestapt is op AFAS Profit.

Daarom werkt Warmtebouw Utrecht met AFAS Profit:

  • Processen duidelijk gestructureerd met Profit Workflowmanagement;
  • Alle serviceklanten eenvoudig geregistreerd en automatisch gefactureerd met Profit Abonnementen;
  • Overzichten en rapportages altijd up-to-date;

Al sinds 1995 zijn ze klant en al die tijd heeft Bart Goossens, eindverantwoordelijk voor de financiële afdeling, te maken met de software van AFAS. Ook de verzelfstandiging van AFAS in 1996, de groei van het bedrijf en de overgang van DOS naar het uitgebreide Profit-product heeft hij van dichtbij meegemaakt. Met name de informele sfeer, de korte lijnen, de duidelijke aanspreekpunten en de openheid en eerlijkheid bij AFAS spreken hem aan. “Vergelijkbaar met Warmtebouw Utrecht en daardoor past AFAS zo goed bij ons”, aldus Bart.

Groot serviceapparaat

Warmtebouw is een installatiebedrijf voor klimaatbeheersing en bestaat al sinds 1970. De focus ligt op de business to business markt. “Naast ontwerp, doen we ook de installatie en het technisch beheer van diverse apparatuur, zoals systemen voor klimaatbeheersing, CV en airco. Op dit moment hebben we 120 medewerkers, waarvan er ongeveer 70 in de buitendienst zitten. De buitendienst bestaat uit een afdeling montage en een afdeling service”, legt Bart Goossens uit.

99% projectmatig werken

“Het hele traject van offerte tot installatie en onderhoud automatiseren we met AFAS Profit. We hebben dan ook bijna alle modules in gebruik. Daarbij is Profit Projecten leading. Zo hebben we altijd inzicht in de status en de voortgang binnen alle lopende projecten. Profit Abonnementen zetten we in voor de registratie en automatische facturering van onze serviceklanten”, geeft de financieel manager aan.

Innovatief

“In het najaar van 2005 beginnen we met een proef om gegevens op een PDA te laten vastleggen door onze servicemedewerkers. Uiteraard staan deze gegevens dan ook meteen in de backoffice van AFAS Profit, zodat veel dubbel invoerwerk wordt voorkomen. Bovendien zijn de overzichten en rapportages op deze manier altijd up to date!”aldus een enthousiaste Bart.

Inzet van workflows creëert inzicht

Een ander onderdeel waar Bart enthousiast over is, is het gebruik van Profit Workflowmanagement. “Processen worden duidelijk gestructureerd met behulp van dit geïntegreerde onderdeel. Je kunt medewerkers aanspreken op hun verantwoordelijkheden en het aantal taken dat ze al dan niet hebben afgewerkt. Je kunt ook zien waar de boel stagneert en meteen passende maatregelen nemen. Het streven is er om alle processen volledig workflow gestuurd te laten verlopen”.

Elk bedrijf, elke werkplek verdient 'n betrouwbaar klimaat

Want met het juiste klimaat is het prettig werken en worden betere prestaties geleverd. In ons gratis adviesgesprek vertellen we u hoe.

Digitale afhandeling inkoopfacturen

Bij Warmtebouw Utrecht komen jaarlijks zo’n 15.000 inkoopfacturen binnen die door verschillende mensen geaccordeerd moeten worden. “In het verleden een ramp: we hadden geen inzicht in de facturenstroom en sommige facturen verdwenen in een bureaula. Nu is het hele proces digitaal: de factuur wordt ingeboekt in Profit Financieel, maar nog geblokkeerd voor betaling. De verantwoordelijke medewerker wordt meteen bij de factuur vastgelegd. De betreffende medewerker kan vervolgens de factuur accorderen door de blokkade op te heffen, waarna de factuur door de administratie wordt betaald. Zo hebben we optimaal inzicht in de facturenstroom. Als bepaalde facturen niet worden geaccordeerd weten we precies bij wie we moeten zijn!”

Klantspecifieke rapportages

“Grote klanten, zoals Albert Heijn, Rabobanken, Delta Lloyd, Media Markt en Laurus, die een servicecontract met ons hebben, stellen vaak specifieke eisen aan de rapportage”, geeft Bart Goossens aan. “Dat is geen probleem met AFAS Profit. We maken éénmalig een rapportage op maat per klant, vervolgens is het één druk op de knop voor elke volgende klantrapportage!”

Investeren in het optimalisatietraject

Bart Goossens heeft een uitgesproken mening over het implementatietraject. “De overgang van DOS naar Windows verliep prima. Een goede voorbereiding, ook van ons als klant, is daarbij essentieel! Als alles technisch draait, ben je er naar mijn mening nog niet. Om echt rendement te behalen móet je investeren in het optimalisatietraject. Zo hebben wij regelmatig een consultant van AFAS over de vloer om workflows in te richten en om straks de cockpits te maken. Dat moet je geleidelijk invoeren, want de organisatie moet er wel klaar voor zijn. Ik ben ervan overtuigd dat je op deze manier enorm veel rendement uit je software investering kunt halen”.